Nieuw jaar, oude administratie opschonen? Wat is de bewaarplicht?

In de loop van een jaar verzamelt u heel wat papieren, documenten, gegevens, enz. Wij krijgen vaak vragen over wat er bewaard moeten worden. Nu het nieuwe jaar weer begonnen is, wilt u uw administratie opschonen. Wat is de bewaarplicht voor uw administratie?
Wat zijn de regels?

De bewaarplicht en bewaartermijn

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om uw administratie zeven jaar te bewaren.
Deze (fiscale) bewaartermijn geldt voor:

• het grootboek (alle uitgaven en ontvangsten);
• de debiteurenadministratie (verzonden facturen – verkoopfacturen);
• de crediteurenadministratie (ontvangen facturen – inkoopfacturen);
• de voorraadadministratie (ontvangen, geleverde en op voorraad zijnde goederen);
• de loonadministratie.

Uitzonderingen

Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor onroerende zaken in verband met de zogenaamde fiscale herzieningsperiode.
Onderstaande lijst geeft een overzicht van de bewaartermijnen:

De fiscale bewaarplicht

Voldoet u niet aan de fiscale bewaarplicht dan riskeert u een boete en zelfs een strafrechtelijke vervolging. Over allerlei overige gegevens kunt u met de Belastingdienst een afspraak maken over een kortere bewaartermijn.

De bewaarplicht van digitale facturen

Digitale facturen moeten digitaal bewaard blijven. U moet kunnen aantonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat u deze verzonden of ontvangen heeft.

Het is niet toegestaan om digitale facturen uit te printen en om vervolgens te verwijderen. Papieren facturen die u verstuurt of ontvangt kunt u weliswaar scannen en digitaal opslaan, maar dan is het toch raadzaam om ook de papieren versie te bewaren. Een factuur moet namelijk nog de zogenaamde echtheidskenmerken bevatten. En daarom moet u facturen in de originele vorm bewaren.

Verstuurt of ontvangt u facturen als pdf-bestand? Bewaar dan zowel het e-mailbericht als het pdf-bestand.

Loop geen risico’s en houd u aan de wettelijke bewaartermijnen. Voor uw algemene administratie is dat zeven jaar. Als u facturen als pdf-bestand verstuurt of ontvangt, kunt u het beste zowel het e-mailbericht als het pdf-bestand bewaren.